Festiwalowe triki- o czym nie zapomnieć planując festiwal?

Utworzono dnia 27-06-2023 | Wydarzenia

#festiwale #bilety #wydarzenia

Wreszcie nadchodzi ta długo wyczekiwana przez wszystkich pora, gdy dni są długie, słońca nie brakuje, a kalendarz wypełniony jest najróżniejszymi festiwalami. Lato nie bez powodu kojarzy nam się ze spotkaniami ze znajomymi w plenerze pełnymi muzycznych doświadczeń. Bez wątpienia z roku na rok festiwalowych imprez przybywa, a organizatorzy, wiedząc jak olbrzymia jest konkurencja, muszą sprostać oczekiwaniom potencjalnych klientów, nie zostawiając miejsca na błędy. Bez względu na to, czy jest to muzyczny festiwal na świeżym powietrzu, artystyczne spotkanie w centrum miasta, czy też festiwal filmowy, organizacja udanej imprezy wymaga sporego wysiłku, czasu i zaangażowania. Oto kilka trików, które pomogą Ci zorganizować niezapomniane wydarzenie.

Zaplanuj każdy krok

Nie ukrywajmy- organizacja festiwalu to ogromne wyzwanie, dlatego warto zostawić sobie wystarczająco czasu na zaplanowanie każdego kroku. Przede wszystkim pomyśl o celu, jaki charakter ma mieć twoje wydarzenie, co będzie się na nim działo i kogo skupiało. Nieco inaczej będzie wyglądała organizacja festiwalu muzycznego, w inny sposób zadbamy też o uczestników festiwalu książki. Szybkie i przemyślane ustalenie kierunku, w jakim ma zmierzać nasze wydarzenie, przyczyni się do jeszcze sprawniejszego przejścia do kolejnych etapów.

Silny zespół

Praca zespołowa to paliwo i choćbyśmy mieli ogrom motywacji i sił do działania, to niestety daleko sami nie zajedziemy. Dlatego przy takich przedsięwzięciach dobry team jest jak na wagę złota. Zatrudnij ludzi odpowiedzialnych za różne obszary, takie jak marketing, logistyka, obsługa techniczna i bezpieczeństwo. Oczywiście zespół na początku nie musi być ogromny, ale zadbaj o to, by każdy miał jasno określone zadania, aby wszystko przebiegało zgodnie z planem.

Atrakcyjny program

Gdy masz już ludzi, określony budżet, pora na coś, co przyciągnie publiczność - czyli atrakcyjny program, bo to dzięki niemu festiwal ma szansę zaistnieć. Zastanów się, czy wolisz celować w jedną określoną grupę np. festiwal muzyki rockowej, czy idziesz w różnorodność i np. podczas festiwalu sztuki w programie zamierzasz uwzględnić koncerty, różnego rodzaju występy artystyczne, warsztaty, wystawy, prelekcje. Idąc drugim tropem, na pewno masz szansę na zdobycie zainteresowania zróżnicowanej publiczności. Pomyśl o tym, aby stworzyć harmonogram wydarzeń dając uczestnikom możliwość wzięcia udziału w jak największej liczbie atrakcji. Ustal różne godziny rozpoczęcia i zakończenia wydarzeń, by nie kolidowały ze sobą. Oprócz standardowego programu pomyśl też o dodatkowych atrakcjach, takich jak food trucki czy strefa z zjedzeniem, standy do robienia zdjęć dla uczestników, wyznaczone miejsce, które będzie przyjazne dzieciom, strefa odpoczynku, w którym każdy będzie mógł odpocząć, czy tzw. “ścianka prasowa”, do przeprowadzania wywiadów z artystami, wykładowcami i innymi ważnymi osobistościami tworzącymi festiwal.

Budżet

Skoro już mówimy o zasobach, to bez kasy ani rusz. Jednym z kluczowych kroków w całym procesie organizacji przedsięwzięcia jest ustalenie budżetu. W tym momencie warto rozważyć różne możliwości dofinansowania, sponsoringu, skorzystania ze wsparcia instytucji lub firm prywatnych, które z chęcią nam pomogą. Po ustaleniu budżetu podejmowanie decyzji dotyczących lokalizacji festiwalu oraz wyboru artystów, których chcielibyśmy zaprosić, staje się znacznie prostsze.

Logistyka

Pierwszym krokiem jest dokładne zaplanowanie przestrzeni festiwalowej. Określ, jakie obszary będą potrzebne, takie jak scena główna, strefa gastronomiczna, miejsce dla wystawców, toalety, punkty informacyjne itp. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo miejsca na wszystkie te elementy, aby uniknąć tłumów i zagrożeń dla bezpieczeństwa. Następnie skoncentruj się na zapewnieniu odpowiedniej infrastruktury dla festiwalu. Obejmuje to dostęp do elektryczności, wody, sanitariatów, punktów ładowania, systemów nagłaśniających itp. Skonsultuj się z profesjonalistami w dziedzinie technologii i infrastruktury, aby zapewnić niezawodne usługi. Skoordynuj dostawy materiałów i zaopatrzenia na festiwal. Ustal harmonogram i upewnij się, że wszystko jest dostarczane na czas. Przygotuj również plan awaryjny na wypadek opóźnień lub problemów logistycznych.

Bezpieczeństwo

Organizacja festiwalu wiąże się z wieloma aspektami, które należy uwzględnić w celu zapewnienia bezpieczeństwa zarówno uczestników, jak i personelu.

Po pierwsze przeprowadź szczegółową analizę ryzyka, aby zidentyfikować potencjalne zagrożenia i problemy bezpieczeństwa związane z festiwalem. Biorąc pod uwagę lokalizację, skalę festiwalu, oczekiwane tłumy i rodzaj wydarzeń, dokładne zrozumienie potencjalnych zagrożeń pomoże w opracowaniu odpowiednich strategii. Warto być przygotowanym na różne sytuacje- w najgorszym wypadku ewakuację;
Nawiąż kontakt i współpracuj z lokalnymi służbami, takimi jak policja, straż pożarna, służby medyczne i inne odpowiednie służby ratownicze. Zapewnienie ich obecności i wsparcie może znacznie zwiększyć bezpieczeństwo;
Zatrudnij odpowiednio wyszkolony personel ds. bezpieczeństwa, który będzie nadzorował i monitorował festiwal. Powinni być przeszkoleni w zakresie pierwszej pomocy, postępowania w przypadku incydentów, obsługi tłumu i innych aspektów związanych z bezpieczeństwem;
Zainstaluj systemy monitoringu w strategicznych miejscach, takich jak punkty wejścia, obszary tłumu, sceny i inne kluczowe obszary festiwalu. Monitorowanie przez personel bezpieczeństwa i odpowiednie służby pozwoli szybko reagować na wszelkie incydenty;
Opracuj skuteczny system komunikacji, który umożliwi szybkie i efektywne przekazywanie informacji między personelem bezpieczeństwa, służbami ratowniczymi i innymi zaangażowanymi stronami. W przypadku sytuacji kryzysowych lub pilnych potrzeb dobra komunikacja jest kluczowa.

Jak przyciągnąć tłumy?

Zadbaliśmy już o najważniejsze elementy, prawie wszystko jest zaplanowane, no ale przecież festiwal nie odbędzie się bez festiwalowiczów. Jak w takim razie przyciągnąć te tłumy, które mają być częścią naszego przedsięwzięcia? Hasło klucz: DOBRY MARKETING, a co się za nim kryje? Wyobraźmy sobie taki stary dębowy sekretarzyk z ogromną ilością szuflad. Każda szuflada skrywa innego przedstawiciela potencjalnej grupy odbiorców. Tyle ile jest szufladek, tyle środków przekazu możesz użyć, aby dotrzeć do każdego. Począwszy od stworzenia dobrego landing page’a z wydarzeniem, po różne kanały społecznościowe, czy mailing lub SMS. Pamiętaj też o tym, że w dobie dynamicznie zmieniającego się świata – samo zapewnienie obecności wspaniałych artystów nie wystarczy. Uczestnicy festiwali oczekują od organizatorów czegoś więcej – chcą kupować bilety szybko i bezproblemowo. To oczywiście masz jak w banku, jeśli korzystasz z narzędzi, jakie oferuje nasz system. W ten sposób nie tylko ułatwiamy potencjalnym zainteresowanym osobom zakup karnetu czy wejściówki – ale również wykonamy szereg działań związanych z promocją przedsięwzięcia.

Dla jednych festiwalowe wydarzenia to idealna okazja do świetnej zabawy, dla organizatorów to intensywny czas, kiedy każda minuta jest cenna. Organizowanie festiwalu to nie tylko zwykłe wydarzenie, ale prawdziwe artystyczne doświadczenie, które ma potencjał przyciągnąć tłumy i zostawić niezapomniane wrażenia. Tak więc śmiało przystąp do organizacji swojego festiwalu. Wykorzystaj te wskazówki, o których wspomnieliśmy i daj upust swojej kreatywności. Pamiętaj, że najważniejsze to stworzyć wyjątkowe i niezapomniane doświadczenia dla uczestników. Niech Twoja impreza stanie się miejscem spotkań, radości, inspiracji i wspólnych emocji.