Organizacja koncertów – wszystko, co powinieneś wiedzieć
Utworzono dnia 22-02-2023 | Koncert
#koncerty
Zastanawiasz się, jak zorganizować koncert? Trzeba tylko znaleźć jakieś miejsce dla zespołu, głośniki, sprzęt muzyczny i… Oj, wygląda na to, że nie wystarczy tylko chęć szczera, żeby zrobić z ciebie muzycznego managera. Wrzućmy pod lupę niuanse eventowych wyzwań, żeby zapewnić Ci gładki start na muzycznej linii startowej.
Jak zorganizować koncert lub event muzyczny?
Podobnie jak przy każdym innym wyzwaniu wymagającym koordynacji wielu uczestników, sprzętu i środków rozpocznijmy od dobrej strategii i planowania. Organizacja koncertu powinna zacząć się od wyznaczenia odpowiedniego budżetu, jaki mamy do naszej dyspozycji. Niczym Napoleoni dobrej zabawy, określmy, jakie są koszty wynajęcia odpowiedniej przestrzeni, stawki zespołu i pracowników technicznych. Dzięki temu będziemy wiedzieć, ile kosztować powinny bilety, żeby widowisko było dla nas opłacalne. Możemy też skorzystać z Price Tellera – opartego na AI narzędzia, które pomoże nam w ustaleniu optymalnej ceny.
Przede wszystkim musimy też wiedzieć, jaki cel przyświeca naszemu wydarzeniu. Czy to promocja płyty dla reaktywowanego zespołu, a może chcemy spopularyzować nowy styl muzyczny albo trafić do grona nielicznych, ale za to wiernych fanów niszowego nurtu? To pozwoli nam określić liczbę uczestników i przestrzeń potrzebną do organizacji koncertu lub eventu.
Miejsce – klub lub wydarzenie plenerowe
To, jak zorganizować koncert dla kilkudziesięciu osób, a jak dla setek lub tysięcy, znacząco się od siebie różni. W przypadku mniejszej liczby uczestników możemy porozumieć się z właścicielami klubów i miejsc regularnie organizujących koncerty. Korzystając z ich doświadczenia i sprzętu do nagłośnienia, które znajdują się zwykle na miejscu, nasze zadanie jest znacznie ułatwione. Jeżeli jednak myślisz o tłumach i marzą Ci się wydarzenia plenerowe, wyzwania rosną w miarę Twoich ambicji. Po wybraniu miejsca na imprezę powinieneś w formie pisemnej poprosić o zgodę lokalne władze. Problemy pewnego znanego młodego rapera pokazują nam, że powinniśmy zrezygnować ze spontanu nad Wisełką. Ale żarty na bok, ściągnięcie w jedno miejsce podatnego na panikę tłumu wymaga od nas jako organizatorów odpowiedzialności. Na 300 osób powinno przypadać przynajmniej 10 przeszkolonych ochroniarzy plus dodatkowy 1 na każde kolejne 100. Do tego musisz zapewnić łatwy dostęp do pierwszej pomocy i bezpieczne drogi ewakuacyjne.
Organizacja techniczna i nagłośnienie
Organizacja koncertów sama w sobie jest sztuką. Występ nawet najlepszego na świecie wirtuoza gitary skończy się klapą, jeżeli publiczność będzie miała problem z tym, żeby go dobrze słyszeć. Gdy zapewniamy własny sprzęt nagłaśniający, warto skorzystać z systemu linowego. Połączone głośniki wysyłają falę dźwięku w sposób skupiony, dzięki czemu pokrycie przestrzeni jest równomierne, a doświadczenie słuchaczy podobne mimo różnicy w zajmowanych przez nich miejscach. Zatrudnienie specjalisty od obsługi sprzętu, gdy zespół nie weźmie własnego dźwiękowca, to absolutny mus każdego profesjonalnego koncertu.
Promocja wydarzenia i sprzedaż biletów na koncert
Istnieje wiele sposobów na to, jak promować wydarzenie muzyczne. Postaw na sprzedaż w licznych kanałach sprzedaży oraz dopracowaną komunikację dostosowaną do Twoich klientów. Dodatkowo wysyłka mailingu do osób uczestniczących w podobnych wydarzeniach wcześniej, sprawia, że trafisz, tam gdzie mierzysz. Kolejnym ułatwieniem jest sprzedaż biletów przez system online, który uprości zarządzanie całym procesem. Korzystając np. z rozwiązań Ekobiletu, możesz z łatwością optymalne ustalać ceny biletów, kontrolować rezerwacje, sprzedaż i rozliczenia oraz korzystać z dodatkowych rozwiązań promocyjnych i marketingowych. A sukces Twojego wydarzenia, to muzyka także dla naszych uszu!